Malý tím, veľká dilema: Oplatí sa malým firmám klasický prenájom alebo flexibilná kancelária?

Nájsť kanceláriu pre osem či deväť ľudí môže byť komplikovanejšie, než sa na prvý pohľad zdá. Bežný prenájom síce poskytne firme vlastný priestor, spravidla však prináša aj ďalšie náklady a povinnosti.  

Kanceláriu treba zariadiť, zabezpečiť internetové pripojenie, energie, upratovanie či vybavenie kuchynky. Zamestnanec potrebuje miesto na sústredenie, o chvíľu telefonuje s klientom a neskôr sa pripája na videoporadu. Pre pravidelné stretnutia s tímom a klientmi treba rátať aj so zasadačkou, ktorá však zostáva väčšinu času nevyužitá. No a pri hybridnom spôsobe fungovania pracovné miesta zostávajú niekoľko dní v týždni prázdne.

Do rozhodovania navyše vstupuje otázka, ktorú menšie a rastúce firmy často nedokážu spoľahlivo zodpovedať: Koľko ľudí bude mať tím o pol roka?

Funkčná kancelária preto nie je iba súčtom pracovných miest. Dôležité je aj zázemie, ktoré sa dá využívať podľa toho, čomu sa kto práve venuje.

Na tomto princípe funguje Lab28, členský pracovný a networkingový priestor na 28. poschodí bratislavskej Nivy Tower. Firma, tím alebo jednotlivec sa stáva jeho členom a získava vlastné pracovné miesto alebo privátnu kanceláriu spolu s prístupom k spoločnému pracovnému zázemiu a službám.

19fotiek v galérii
Lab28
Zdroj: nativne

Priestor podľa toho, čo práve potrebujete robiť

Výhodou členského modelu je, že nemusíte všetky typy miestností financovať sami. Členovia Lab28 využívajú spoločné priestory podľa potreby: či potrebujú viesť poradu, telefonovať, nerušene pracovať alebo sa stretnúť s klientom.

K dispozícii je päť zasadačiek rôznej veľkosti a charakteru. Ku každému pracovnému miestu patrí mesačne osem hodín ich bezplatného využitia. Osemčlenný tím tak môže čerpať spolu až 64 hodín mesačne na porady, prezentácie a obchodné stretnutia.

Súčasťou priestoru je aj reprezentatívny board room vybavený technikou na prezentácie a videokonferencie. Na individuálne hovory a sústredenú prácu slúžia dve telefónne búdky, dve focus rooms a chat room.

Neformálnejšie stretnutia alebo krátke rozhovory sa môžu presunúť do lounge. Členovia tak nemusia každý typ pracovnej činnosti riešiť za jedným stolom ani rušiť kolegov telefonátmi a videoporadami.

Členstvo zahŕňa aj každodennú prevádzku

Pri porovnávaní kancelárií nestačí sledovať iba cenu prenájmu. Do celkových nákladov vstupujú aj energie, internet, upratovanie, nábytok, technické vybavenie či zásobovanie kuchynky.

V Lab28 sú tieto položky súčasťou členstva. Členovia majú k dispozícii aj neobmedzenú kávu, čaj, vodu, sódu, sirupy a mlieko.

Firma tak nemusí uzatvárať viacero dodávateľských zmlúv ani zabezpečovať bežnú prevádzku priestoru. Náklady sú predvídateľnejšie a ľudia sa môžu sústrediť na svoju prácu namiesto riešenia toho, kto objedná upratovanie, doplní zásoby alebo sa postará o technické problémy.

19fotiek v galérii
Lab28
Zdroj: nativne

Spoločenským centrom Lab28 je veľká samoobslužná cafeteria so sedemmetrovými panoramatickými oknami. Slúži na obed, prestávku aj neformálny rozhovor medzi ľuďmi z rôznych firiem.

Spoločné priestory nenahrádzajú pracovné miesto, ale rozširujú možnosti, ako sa dá kancelária počas dňa využívať. Člen nemusí zostať celý deň v jednej miestnosti a pri zmene činnosti sa môže presunúť do prostredia, ktoré jej lepšie vyhovuje.

K dispozícii je aj rooftop terasa s výhľadom na Bratislavu a sprcha, ktorú môžu využiť napríklad ľudia dochádzajúci na bicykli alebo tí, ktorí si chcú počas pracovného dňa zacvičiť.

Samotné kancelárie sú orientované na juh a ponúkajú dostatok denného svetla aj priamy výhľad na Dunaj. Nejde pritom iba o efekt pri návšteve klienta. Prostredie ovplyvňuje aj to, ako sa v ňom ľudia cítia počas bežného pracovného dňa.

19fotiek v galérii
Lab28
Zdroj: nativne

Dobrá adresa musí fungovať aj prakticky

Reprezentatívne sídlo firmy má význam iba vtedy, ak sa doň zamestnanci a klienti dokážu pohodlne dostať.

Nivy Tower je prepojená s Nivy centrom priamym výťahom. Členovia tak majú v bezprostrednej blízkosti obchody, služby, reštaurácie aj autobusovú stanicu.

Pre návštevy členov Lab28 je k dispozícii bezplatné parkovanie. Z podzemnej garáže sa dá dostať výťahom priamo na 28. poschodie, takže klient nemusí hľadať parkovacie miesto v okolí ani sa komplikovane orientovať v budove.

Členstvo prináša aj prístup ku komunite

Lab28 nie je iba miestom, kde vedľa seba pracujú rôzne firmy. Súčasťou konceptu je aj vytváranie príležitostí na ich vzájomné prepájanie.

Členovia majú bezplatný vstup na podujatia, ako sú Business raňajky, Afterwork cocktail a ďalšie networkingové formáty. Získavajú tiež zvýhodnené podmienky pri prenájme eventových priestorov.

19fotiek v galérii
Lab28
Zdroj: nativne

Kontakty pritom nemusia vznikať iba počas organizovaného programu. Prirodzene sa vytvárajú aj pri káve, počas prestávky alebo medzi pracovnými stretnutiami. Pre menšiu firmu či podnikateľa môže byť pravidelný kontakt s ľuďmi z iných odvetví prínosom, ktorý samostatná kancelária spravidla neponúka.

Kancelária pripravená na prácu

Pri klasickom prenájme môže medzi podpisom zmluvy a prvým pracovným dňom uplynúť niekoľko týždňov. Priestor treba zariadiť, technicky vybaviť a zabezpečiť jeho prevádzku.

Lab28 ponúka hotové pracovné zázemie, do ktorého sa firma alebo jednotlivec môže nasťahovať bez ďalších investícií do vybavenia. Vybrať si môže medzi vlastnou kanceláriou pre deväť ľudí a flexibilným miestom v osemmiestnej zdieľanej kancelárii.

O tom, či bude konkrétny priestor tímu vyhovovať, však nerozhoduje iba počet stolov a rozsah služieb. Dôležitá je aj atmosféra, množstvo denného svetla a spôsob, akým jednotlivé časti fungujú počas pracovného dňa. Príďte sa preto presvedčiť osobne a dohodnite si individuálnu obhliadku.

Pozrite si priestory na ďalších fotografiách:

Článok bol pripravený v spolupráci s Lab28.